Додаткова опція "ТОРГСОФТ" 006 Видалення статистик закритих періодів

Вилучення статистики закритих періодів

Не всі відомості, які містить база даних Торгсофт, є однаково актуальними. Багато з них з часом втрачають своє значення. В першу чергу це стосується відомостей для аналітики, призначення якої - прийняття управлінських рішень.

Коли ви можете вилучити інформацію з сервера?

ПО Торгсофт збирає і зберігає досить довго максимально детальну інформацію про кожне замовлення. Реєструється не тільки продаж, а й кожна взаємодія з клієнтами, момент оплати, приходи та витрати, формування ТТН та інших документів на кожному етапі. З часом багатьох з цих даних втрачають свою актуальність - яка різниця, скільки разів спілкувалися з клієнтом і якими були зміни в накладних товарах, які вже продані багато років тому?

Водночас накопичені на сервері дані суттєво уповільнюють роботу, адже ПЗ підтягує весь ланцюжок документів щоразу, коли менеджер працює з будь-яким замовленням.

Зачищають інформацію на сервері й для того, щоб її не можна було використовувати проти власника бізнесу, так як занадто детальна інформація може містити як компромат, так і комерційні таємниці.

Застосування програми Торгсофт дає можливість істотно зменшити обсяг накопичених відомостей, при цьому дійсно важливі та актуальні відомості, необхідні для функціонування торгового підприємства, залишаються в базі даних.

Вилучення даних

Видалення статистик закритих періодів - опція, яка ділить дані на важливі і маловажливі. При цьому видаляючи відомості за минулі місяці, в обов'язковому порядку зберігаються підсумки, які важливі для розробки стратегії подальшого розвитку підприємства і які є відправними для формування наступних звітів.

Щоб видалити статистику, скористайтеся пунктом меню «Аналіз» та вкладкою «Період». Закривати статистику потрібно, починаючи з найдавніших періодів, кожен період - це місяць.

Види інформації, яку видалить Торгсофт

У статистику закритих періодів, яка підлягає видаленню, входять такі дані:

• Документація та переміщення товарів: прибутково-видаткова, яка свідчить про продажі та повернення, реалізацію, списання, повернення постачальнику тощо;
• Документація про рух коштів - між касами, розрахунки з клієнтами та постачальниками;
• Відомості з розділу «Торгівля з випискою рахунку» пропозиції потенційним клієнтам, рахунки, видаткові накладні, дані про оплату товару;
• Дані розділів «Ремонт» і «Прокат»;
• Інформація про нарахування та виплати зарплат;
• Дані про замовлення клієнта, виробнича і транспортна документація.

Відомості, які Торгсофт збереже

Без змін залишаться такі дані:

• Про постачальників;
• Про клієнтів;
• Про номенклатуру товару, стан складу, стан кас;
• Суми боргів контрагентів;
• Про чинні знижки.

Переміщення відомостей, які не підлягають вилученню

Торгсофт в початок періоду, наступного да періодом віддаленої статистики, переміщує такі дані:

Про стан складу;
Про наявність коштів у касах і на розрахункових рахунках;
Про неоплачені борги контрагентів.
Відомості не актуальні на момент роботи зі статистикою закритих періодів, вони відповідають підсумковим цифрам віддалених даних.

Важливі нюанси вилучення даних

ЗА Торгсофт перепитує три рази перед тим, як почати зачистку статистики, чи дійсно користувач бажає виконати цю дію. Це застерігає від випадкового видалення актуальної інформації.

Видаляти статистику відразу після закінчення місяця не варто - вам можуть знадобитися дані, наприклад, при поверненні проданого в кінці минулого місяця товару. І якщо провести зачистку статистики за минулий місяць, знадобиться шукати потрібну документацію про реалізацію товару в паперах, що значно складніше, ніж робота в Торгсофт. І повертати товар доведеться за прибутковою накладною.

Вилучення передбачає зачистку бази даних, яку відновити буде вже неможливо. Про всяк випадок варто зберігати архівовані дані на альтернативному носії.

Перед початком процесу видалення статистик закритих періодів варто оновити версію ПЗ Торгсофт і провести аналіз, щоб зрозуміти стан справ на фірмі. Наприклад, якщо зачистити дані, то хоч програма і збереже відомості про боржників, але дані про те, як утворилися борги, за що саме не були зроблені розрахунки, будуть після зачистки загублені.

Перед зачисткою і після очищення статистики закритих періодів ознайомтеся зі збереженими даними:

• Стан складу;
• Баланси заборгованості. Хто, кому і скільки винен, в якій валюті;
• Наявність коштів у касах і на розрахункових рахунках;
• Сума знижки - загальна витрата на цю мету;
• Бонуси - загальне число для всіх клієнтів.

Дані повинні збігатися до і після операції з очищення статистики закритих періодів.

Щоб опція «Видалення статистик закритих періодів» була доступна, її потрібно встановити на ПЗ Торгсофт версій «Старт», «Ультра» або «Термінал» не нижче 7.6.4.